Los datos se han convertido en uno de los bienes más valiosos de la era digital. Generados y recopilados a un ritmo sin precedentes y recopilados por individuos y organizaciones, estos datos pueden contener información confidencial; por lo que resulta fundamental protegerlos contra el acceso no autorizado o uso indebido. Es aquí donde entra el rol del data custodian. En este artículo explicaremos en qué consiste dicha profesión, sus responsabilidades y la importancia que tiene en el mundo actual.
Explicación
Un data custodian es aquel responsable de la protección, almacenamiento y gestión de los datos. Se le encarga la tarea de garantizar que los datos se utilicen únicamente para los fines previstos, y que el acceso a los mismos se conceda únicamente al personal autorizado, aparte de asegurarse de que estén disponibles siempre que sea necesario.
Responsabilidades de un custodio de datos
- Proteger los datos: esto consiste en asegurarse que los datos estén protegidos tanto física como digitalmente, utilizando las medidas de seguridad adecuadas (cifrado, controles de acceso, cortafuegos…).
- Garantizar la integridad de los datos: los data custodian deben mantener la precisión, integridad y consistencia durante todo el ciclo de vida de los datos.
- Monitorizar el acceso a los datos: debe asegurarse que solo el personal autorizado tenga acceso a los datos, y que estos datos se otorgen en función de la tarea a realizar.
- Disponibilidad de los datos: el data custodian debe asegurarse de que los datos estén disponibles siempre que hagan falta. Lo que implica realizar copias de seguridad y la existencia de sistemas de respaldo para garantizar que se pueden acceder a -o recuperar- los datos en caso de fallo o desastre del sistema.
¿Por qué es importante el papel de un data custodian?
El papel de un data custodian es muy importante para proteger datos condifenciales. De estas manera las organizaciones pueden asegurarse de evitar las pérdidas financieras y problemas legales que acarrean el que los datos caigan en las manos equivocadas.
También tienen como responsabilidad el cumplimiento de regulaciones como la LOPD, que requieren que las organizaciones protejan toda la información personal y confidencial. Los data custodian ayudan a prevenir las consecuencias legales y económicas de incumplir estas leyes.
Por último, los data custodian ejercen un rol fundamental en la mitigación de riesgos de seguridad cibernética, ya que se aseguran de que se implementen las medidas de seguridad adecuadas y de que el acceso a los datos solo esté disponible para el personal autorizado. Esto implica garantizar la integridad de los datos para que no ocurra ninguna pérdida y que la empresa pueda seguir operativa.
Desafíos presentes al custodiar los datos
Si bien el papel de un data custodian es crucial para salvaguardar y administrar los datos, también existen varios desafíos que pueden enfrentar durante el desempeño de sus responsabilidades:
- Equilibrio entre seguridad y accesibilidad: si bien unos controles de acceso estrictos pueden proteger los datos, también pueden dificultar que el personal autorizado acceda a ellos cuando lo necesiten. Pero tampoco se deben tomar unas medidas de seguridad laxas, ya que los datos serían más vulnerables al acceso no autorizado.
- Garantizar la privacidad de los datos: esto resulta complicado, ya que normalmente se comparten los datos con el personal u organizaciones pertinentes, y al mismo tiempo se debe asegurar que ninguna pesona no autorizada acceda a ellos.
- Estar en constante actualización: los data custodian deben mantenerse al día para poder implementar las medidas de seguridad más efectivas a la hora de proteger los datos de cara a nuevas amenazas y tecnologías.
- Mantener bajos los costes: los data custodian deben buscar un equilibrio entre la necesidad de medidas de seguridad y el coste de implementar esas medidas; lo cual resulta un desafío, ya que algunas empresas no pueden hacer frente al coste que esto requiere.
Importancia de la colaboración en la custodia de datos
La custodia de datos suele requerir la colaboración con varias partes interesadas dentro de una organización, así como con entidades externas como reguladores. Algunos de los motivos para ello son:
- Garantizar el cumplimiento de las leyes: la colaboración con reguladores y equipos legales ayuda a los data custodian a garantizar que su organización cumpla con las reglamentaciones pertinentes, como las leyes de protección de datos.
- Facilitar el intercambio de información: una colaboración efectiva también puede facilitar el intercambio de información y datos entre diferentes departamentos y equipos dentro de una organización. Esto ayuda a la hora de tomar decisiones y en la eficiencia de la organización.
- Mayor seguridad: al compartir conocimiento y recursos, los data custodian pueden mantenerse actualizados con las últimas amenazas y vulnerabilidades y desarrollar estrategias efectivas para proteger los datos.
- Transparencia y asignación de responsabilidades: al trabajar estrechamente con otras partes interesadas, los data custodian pueden garantizar que las políticas de gestión y protección de datos se comuniquen claramente y todas tengan claras sus funciones y responsabilidades.
Conclusión
Los data custodian son responsables de salvaguardar y proteger los datos. Su función es fundamental a la hora mitigar los riesgos de ciberseguridad y garantizar el cumplimiento de las regulaciones. Al contar con un data custodian, las organizaciones pueden estar seguras de que sus datos siempre estarán disponibles y protegidos contra cualquier acceso no autorizado o robo.
